Teknologia on edelleen kokoustamisen suurin haaste, paljastaa suomalaisen kokousteknologiayritys Praecom Oy:n teettämä tutkimus. Joka kolmas vastaajista kokee teknisiä ongelmia viikoittain. IROResearchin lokakuussa 2019 toteuttamassa kyselytutkimuksessa haastateltiin 200 yrityksen kokousteknologiasta vastaavaa päättäjää. Tutkimus suunnattiin yrityksiin, joissa työskentelee vähintään 100 henkilöä.
Tekniset ongelmat tuhlaavat aikaa
Tutkimukseen vastanneista 50% kokee tekniset ongelmat kokousten suurimpana haasteena. Teknologian toimimattomuus kuluttaa työaikaa ja ruokkii tehottomuutta. Samaan aikaan teknologia koetaan kuitenkin helppokäyttöiseksi. Tämä yhtälö tulosten välillä viittaa siihen, että apua ongelmatilanteessa kaivattaisiin ja mielellään sillä hetkellä, kun ongelma on akuutti.
– Tekniikka ei ole 100% varmaa, ei edes 80%. Tökkii ja tökkii, ei toimi kunnolla. Menee varttitunti, että tekniikka pelaisi. Se on mielestäni iso ongelma, kertoo eräs kyselyyn vastannut ICT-päättäjä.
Praecomin senior advisor Miika Liljedahl tietää, että varttitunnin kestävä säätö kokousten alussa on varsin yleistä.
– Jos jokaisen kokouksen alussa menee tämän verran aikaa, kulut nousevat vuositasolla huolestuttaviin lukemiin. Toimivaan kokousteknologiaan ja siihen liittyvään palveluun investointi sen sijaan maksaa itsensä nopeasti takaisin, toteaa Liljedahl.
Tekniikka ei ole yhdenmukaista
Monissa yrityksissä henkilöstö koulutetaan tekniikan käyttöön, mutta ongelmia esiintyy siitäkin huolimatta. Liljedahlin mukaan tähän voi vaikuttaa se, että laitteistot eivät ole yhdenmukaisia.
– Yksi toimittaa pöytäkaivot, toinen näytöt ja kolmas videoneuvottelulaitteet. AV-tekniikka ja laitteistot hankitaan aivan umpimähkään, eikä kokonaisuus ole yhtenäinen. Ongelmatilanteissa tekniikan yhdenmukaisuus on olennaista. Kun toimittajia on useita, loppukäyttäjä ei tiedä, keneltä pyytää apua ongelmiin.
-Vaikka henkilöstö on koulutettu, laitteet eivät toimi niin kuin pitäisi. Eri järjestelmien säädöt eivät ole kohdillaan tai kokoushuoneen tekniikka ei toimi yhteen oman tietokoneen kanssa, toteaa toinen ICT-päättäjä.
Lisätietoja
Kokousteknologiatutkimus 2020:n on toteuttanut IROResearch Oy Praecomin toimeksiannosta. Tutkimuksen tiedot kerättiin tietokoneohjatuin puhelinhaastatteluin (CATI) 1.-11.10.2019 välisenä aikana.
Tutustu kokousteknologiatutkimuksen tuloksiin osoitteessa: https://www.praecom.fi/kokousteknologia-tutkimus-2020
Sivulta voit myös ladata Kokousteknologiatutkimus 2020 -raportin kokonaisuudessaan.
Tiedotteen asiantuntijana toimii Praecom Oy:n senior advisor Miika Liljedahl. Liljedahl on toteuttanut yrityksille kokousteknologiaratkaisuja vuodesta 2007 lähtien.
Lehdistökontakti: Pasi Anttila, 040 194 7009, pasi.anttila@praecom.fi